Coordonnateur.trice des services client

Relevant de l’équipe de courtiers immobiliers désignée (et/ou autre personne désignée), ce poste requiert un soutien administratif immobilier quotidien dans un environnement très dynamique. En tant que Coordonnatrice des services client (CSC), vous fournirez du soutien en ventes, marketing et en recherche, de concert avec les services administratifs du bureau pour nos courtiers et clients. Vos responsabilités consisteront à fournir du matériel pour des présentations, des inscriptions et des offres, des documents pour la mise en marché de propriétés et des rapports pour les clients, effectuer des études de marché et de la gestion de transaction, tout en coordonnant le matériel de promotion et de marketing après-vente (sous la direction de notre équipe du marketing).

Responsabilités : 

Administration

• Apporter un soutien administratif pour la correspondance interne et externe, y compris la gestion de dossiers, l’organisation et la distribution de matériel de marketing.

Location

• La préparation écrite d’offres de services;
• La préparation de contrats et s’assurer de leur exécution;
• Coordonner la communication entre les décideurs, les propriétaires et les autres parties prenantes de l’industrie de l’immobilier commercial;
• Assister et participer à toutes les réunions de ventes hebdomadaires;
• Assister dans les visites et aider l’équipe de courtiers dans leur mandat (visite de bâtiments et visite avec clients);
• La préparation, le contrôle et la mise à jour de documents légaux (lettres d’intention, offres, propositions, ententes de commission, ententes d’inscription, amendements, renonciations, prolongations et ententes Multiple Listing Services) pendant tout le processus de diligence raisonnable;
• Mettre à jour et réviser les inscriptions de propriétés, gérer les dates d’expiration et préparer les documents requis;
• Tenir des registres de correspondance pour les inscriptions de propriétés auprès des courtiers et mettre à jour les rapports pour les clients lorsque requis;
• Coordonner le traitement des transactions avec les courtiers et le service de comptabilité;
• Planifier des réunions, rendez-vous, visites de propriétés et plans de voyage;
• Réviser les documents pour vérifier l’orthographe, la grammaire et la mise en page et apporter les changements nécessaires. Être responsable de la précision et de la clarté de la version finale;
• Collaborer étroitement avec les courtiers sur des projets variés.

Marketing

• Organiser, créer, préparer et produire du matériel de marketing personnalisé ainsi que des trousses, présentations et propositions sur mesure pour les clients;
• Aider à la préparation, la coordination et l’assemblage du matériel marketing pour les inscriptions de propriétés, y compris les brochures, invitations, affichages et annonces InDesign tout en maintenant la marque Avison Young dans tous les projets;
• Mettre à jour les inscriptions sur le site web d’Avison Young et dans d’autres emplacements lorsque requis;
• Rechercher et concevoir des cartes InDesign des espaces, conçues spécialement pour les clients.

Recherche

• Coordonner les études de disponibilité des propriétés et autres recherches pertinentes ainsi que des documents d’accompagnement marketing;
• Effectuer des recherches d’information marketing auprès de sources variées, notamment CRM et des bases de données tierces telles que MLS, Altus, CoStar, etc.;
• Mettre à jour la base de données CRM avec les données en cours des clients et du marché.

Qualifications : 

• Un minimum de 3 années d’expérience similaires et/ou d’expérience en immobilier commercial;
• Une connaissance approfondie et une utilisation efficace des programmes informatiques d’affaires comprenant Word, Excel, PowerPoint, Outlook et la suite Adobe Creative (InDesign, Photoshop, Illustrator et Acrobat);
• Avoir un profil qui comprend un esprit indépendant et de l’initiative tout en performant bien dans un environnement axé sur le travail d’équipe;
• Doit faire preuve de flexibilité dans la gestion des tâches tout en ayant le souci du détail;
• Être en mesure de lire, analyser, interpréter et créer des documents d’affaires généraux;
• Capacité de rédiger des rapports et de la correspondance d’affaires et de formater des présentations;
• D’excellentes aptitudes de communication efficace à l’écrit et à l’oral;
• Excellentes aptitudes en révision et correction de texte;
• Capacité d’effectuer de multiples tâches simultanément, bien gérer son temps, savoir reconnaître et aborder les urgences;
• Capacité de travailler efficacement sous pression avec de multiples échéanciers et sous supervision limitée;
• Faire preuve de discrétion concernant le personnel et l’industrie;
• Une attitude positive, un souci d’amélioration de l’équipe, tendre la main pour se rendre utile.

Afin de soutenir notre engagement envers la francisation et d’assurer une communication efficace avec notre clientèle diversifiée au Canada et à l’international, ainsi qu’avec nos collègues à l’échelle mondiale et dirigeants du siège social, ce poste requiert une maîtrise du français et de l’anglais. Les candidats doivent être parfaitement bilingues pour être considérés pour ce poste.

Avison Young s’engage à embaucher les meilleurs talents avec les pratiques de recrutement les plus justes et équitables. Postulez chez nous DÈS AUJOURD’HUI !